SIGED _Gestão documental

SIGED _Gestão documental

O SIGED é a solução completa para gestão da documentação e informação.

Todos os documentos recebidos, expedidos e produzidos internamente na instituição, são arquivados no SIGED de forma segura. Os utilizadores podem pesquisar e consultar documentos de acordo com o seu perfil.

Documentos podem ser associados em processos e distribuídos para fluxos documentais/workflows, permitindo saber a qualquer momento onde se encontram os documentos, face ao fluxo documental onde circula, os despachos dos utilizadores, as datas e horas das ações.

ARQUIVO DE DOCUMENTOS

Arquivo de todos os documentos da instituição de forma segura. Gestão centralizada de expediente com séries de numeração independentes por ponto de entrada. Interface web intuitivo para os utilizadores.

PESQUISA SIMPLES E AVANÇADA

A pesquisa simples ou avançada devolve rapidamente a lista de resultados que responde aos critérios de busca do utilizador. Acesso aos documentos de acordo com o nível de confidencialidade ou áreas de acesso restrito dos utilizadores.

WORKFLOW

O motor de workflow do SIGED permite desenhar fluxos documentais que refletem os processos de negócio da organização. Saiba a qualquer momento a localização de qualquer documento, por quem passou, datas e horas e comentários dos utilizadores. Alertas por Email notificam os utilizadores de documentos pendentes para tratamento. Não há documentos perdidos.

GESTÃO DE PROCESSOS

Documentos são associados entre si sob a forma de um Processo. Informação útil pode ser extraída pelos gestores relativa a cada processo, nomeadamente se o processo está aberto ou encerrado, se este tem documentos associados ainda em circulação em fluxos não concluídos, onde se encontram esses documentos, a duração desse processo, ou há quantos dias está inativo.

CONFIDENCIALIDADE

Níveis de acesso são atribuídos ao utilizador para definição de permissões de arquivo, alteração, consulta e eliminação de documentos por repositório. Cada utilizador está associado a uma ou mais áreas de acesso restrito; apenas acederá a documentos associados a essas áreas.

ARQUIVO DE EMAILS

O monitor de Email permite capturar e catalogar automaticamente emails e respetivos anexos, acelerando todo o processo de arquivo. Pelo remetente do e-mail a identificação da entidade é automática. Já pensou que basta dizer aos seus fornecedores para enviar todas as faturas para um endereço de Email, que o SIGED faz o resto?

CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE

Importação do Plano de Classificação da organização com respetivos prazos de retenção da documentação em cada uma das fases de arquivo. Gestão automática do ciclo de vida do documento.

QR CODE DE FATURAS

Captura automática do conteúdo de QR Code de faturas, preenchendo de forma automática os campos respetivos, segundo as especificações técnicas do código de barras bidimensional ‘Código QR’ (Portaria n.º 195/2020 – Versão 1.1, Outubro 2020).

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