Para as organizações

O SIGED é um software para gestão total da documentação e processos de qualquer instituição. Baseado em tecnologia web, para ser utilizado com qualquer browser, pode ser integrado na intranet ou acedido através da internet, respondendo às necessidades de organizações geograficamente dispersas, mas que necessitam de gerir os seus processos de forma transparente e centralizada. Com o SIGED os utilizadores podem guardar, consultar e partilhar informação e conteúdos com simplicidade, aumentando a produção e os tempos de resposta nas suas atividades. Elevados níveis de segurança garantem a proteção da informação e a confidencialidade dos conteúdos. A interoperabilidade com outros sistemas otimiza a utilização dos dados e permite automatizar processos de arquivo da documentação e informação.

Características SIGED

Arquivo de Documentos

Arquivo de qualquer tipo de ficheiro digital com indexação associada. Campos para indexação de documentos recebidos, expedidos ou produzidos internamente, compostos pelos principais dados da MIP - Metainformação para a Interoperabilidade. Séries de numeração independentes para geração do número único atribuído a cada documento. Multilingue e integração MSOffice para arquivo a partir de Word, Excel e Outlook.

Acesso à Informação

O utilizador apenas necessita do browser e de fazer login no SIGED para aceder à informação. O motor de pesquisa simples ou avançada devolve rapidamente a lista de resultados que responde aos critérios de busca do utilizador. Apenas são visíveis os documentos de acordo com o nível de confidencialidade ou áreas de acesso restrito a que o utilizador está associado.

Fluxos Documentais

O motor de workflow do SIGED permite desenhar fluxos documentais que refletem os processos de negócio da organização. Todo o documento encaminhado para um (ou mais do que um) circuito ad-hoc ou pré-definido, tem informação sobre a sua localização, por quem passou, datas e horas e comentários dos utilizadores. Alertas por Email notificam os utilizadores de documentos pendentes para tratamento. Não há documentos perdidos.

Gestão de Processos

Documentos são associados entre si sob a forma de um Processo. Informação útil pode ser extraída pelos gestores relativa a cada processo, nomeadamente se o processo está aberto ou encerrado, se este tem documentos associados ainda em circulação em fluxos não concluídos, onde se encontram esses documentos, a duração desse processo, ou há quantos dias está inativo.

Digitalização e indexação automática

Documentos recebidos pelo expediente podem ser digitalizados em qualquer scanner, multifunções ou fotocopiadora de rede e capturados automaticamente pelo SIGED, acelerando o processo de desmaterialização da documentação. Documentação estruturada ou semiestruturada, como formulários ou faturas, podem ser capturados e o seu conteúdo extraído automaticamente para campos específicos, criados no SIGED para receber essa informação.

Arquivo de Emails

Monitorizar caixas de Email, permite capturar emails e respetivos anexos, automatizando o processo de arquivo e indexação. Pelo email recebido é possível atribuir automaticamente uma tipologia documental ao documento recebido e encaminhado para um fluxo documental pré-definido. Se o email do remetente for encontrado na lista de entidades o documento á automaticamente associado a essa entidade. Já pensou que basta dizer aos seus fornecedores para enviar todas as faturas para um endereço de Email, que o SIGED faz o resto?

Confidencialidade

Níveis de acesso são atribuídos ao utilizador para definição de permissões de arquivo, alteração, consulta e eliminação de documentos por repositório. Cada utilizador está associado a uma ou mais áreas de acesso restrito; apenas acederá a documentos associados a essas áreas.

Classificação e Temporalidade

Importação do Plano de Classificação da organização com respetivos prazos de retenção da documentação em cada uma das fases de arquivo. Gestão automática do ciclo de vida do documento entre as fases corrente e intermédio/definitivo, com indicação de destino final (conservação permanente ou eliminação).

Relatórios de Produção

Diversos relatórios de produção, alguns gráficos, informam os gestores da organização acerca das métricas relacionadas com o tratamento dos processos, tempos médios, utilizadores com mais pendentes, entre outros, permitindo tomar decisões sustentadas acerca do funcionamento da organização.

OUTROS MÓDULOS

Active Directory

Integração com Active Directory para single sign on dos utilizadores. São automaticamente identificados no SIGED depois de fazerem login no domínio windows.

Carimbo digital

Colocação automática do número único atribuído ao documento no ficheiro PDF arquivado. Explo: SEDE/E/2020/0002334

Web service

Webservices tipo REST para integração com outras soluções, facilitando a comunicação e troca de informação para maximizar a interoperabilidade entre plataformas.

ERP

Integração com ERP para consulta da tabela de Entidades, centralizando a gestão da lista de terceiros aos quais são associados documentos.

+CONTENT

Repositórios independentes, com campos de indexação próprios podem ser adicionados, permitindo identificar documentação com informação específica.

Adaptado à sua organização

O SIGED pode ser adaptado e integrado com outros sistemas recorrendo a programação específica para o efeito. O SIGED é versátil e vai de encontro às necessidades mais exigentes de cada um dos nossos clientes.